如何用 Excel 名单批量生成独立 Word 文件

以“每位员工一份活动通知”为例：Excel 放员工信息，Word 放已经排好的通知内容，每行信息生成一份独立文件。

1. 先用示例试一次

以下步骤适用于 v1.1.3。打开 Excel批量生成Word，点击输入区旁的“导出示例”，选择一个保存位置。软件会新建示例文件夹，放入 员工信息.xlsx、通知模板.docx 和说明，并自动填入路径，读取表头并显示预览。

示例数据均为虚构内容，包含 6 位员工，其中两人同名，可以看到序号如何帮助区分文件。

使用 .xlsx 文件，一行列标题，每行对应一份 Word。例如：

姓名	工号	部门	日期	补贴金额	地点
张三	00001	市场部	2026-10-20	190.50	一楼培训室
李四	00002	财务部	2026-10-20	210.00	一楼培训室

标题需要清楚且不重复。表头和数据区不要合并单元格；身份证号等长编号先将单元格设为文本，再录入原始号码。

可以选择工作表和表头所在行。完全空白的行会忽略，隐藏行和筛选隐藏的行也会读取；只处理一部分人员时，请先另存所需数据。

在自己的 .docx 模板中保留固定内容，把需要变化的文字换成与列标题一致的标记，例如：

{{姓名}}，您好：

请您于 {{日期}} 到 {{地点}} 参加活动。
部门：{{部门}}
工号：{{工号}}
本次补贴：{{补贴金额}} 元

标记使用两对英文大括号。选择 Excel 后软件自动读取表头，也可以在字段区选中字段并点击“复制字段标记”，再粘贴到 Word。

正文、普通表格、页眉和页脚都可以填入文字标记，同一字段可以重复使用。保存模板后，软件会自动更新预览。

选择 Excel 和模板，设置保存位置。表头不在第一行时，修改“表头行”。命名字段可以选“姓名”或“工号”，默认勾选“文件名加序号”，生成类似 0001_张三.docx 的文件名。

输入齐全后自动显示生成清单，无需额外点击读取或检查。核对行号、文件名和提示；选中某一行后，在字段区查看实际填充内容。宽窗口左右对照，窄窗口自动上下排列。

如果提示缺少列标题、字段空值或命名问题，修改 Excel 或模板并保存，预览会自动更新；读取失败时可点击“重试”。尚未保存的修改无法读取。默认不接受模板字段空值；确实需要留空的模板可勾选“允许模板字段空值”，但命名字段仍不能为空。

预览只检查和显示清单，不生成 Word 文件。调整命名、日期等参数时会复用未变化的输入解析结果，重新检查整批清单。

选中一行，点击“生成此行样稿”，完成后点击“打开样稿”，用 Word/WPS 查看真实文件。内容较长时可以先选择对应那一行，确认换行和页数符合需要。样稿可选，生成结束不会自动打开办公软件。

下面是内置模板填入第一行示例信息后的实际页面：

确认后点击“批量生成”，按软件提示确认本次处理范围。每批处理上限为 10000 份，完成后核对逐行结果。

每次生成都会在所选位置新建结果子文件夹，原表格、原模板以及以往结果保留。点击“打开结果目录”查看 Word 文件和 生成结果.txt。

“打开结果目录”和“打开样稿”从开始就显示，尚无对应结果时置灰。每次生成前软件都会重新读取文件并检查完整范围；一批开始生成后使用同一份数据，中途保存的新内容在结束后更新到下一批预览。